Okres świąteczny to czas wzmożonego popytu na produkty, który stawia duże wyzwanie przed zarządzaniem zapasami. Warto jednak pamiętać, że po świętach sytuacja zmienia się diametralnie – popyt gwałtownie spada, co prowadzi do ryzyka nadmiernych zapasów. Skuteczne zarządzanie parametrami MIN-MAX w tych wyjątkowych warunkach pozwala firmom nie tylko sprostać wysokim wymaganiom świątecznym, ale także odpowiednio dostosować zapasy po zakończeniu sezonu. Jak zatem zarządzać tymi parametrami przed, w trakcie i po okresie świątecznym?

Polityka MIN-MAX oparta na ilości np. MIN=100 szt. MAX =200 szt.

1. Przygotowanie do piku świątecznego: zwiększenie wartości MIN i MAX

Przed sezonem świątecznym warto przeprowadzić analizę danych sprzedaży z poprzednich lat, aby lepiej zrozumieć poziom popytu na poszczególne produkty. Na tej podstawie można tymczasowo zwiększyć wartości parametrów MIN i MAX , jeśli stosujemy metodę opartą na ilościach, a nie na dniach pokrycia. Odpowiednie zwiększenie wielkości MIN zmniejsza ryzyko wyczerpania zapasów w momencie wzmożonego popytu, natomiast podwyższenie wartości MAX pozwala zaspokoić przewidywane większe zamówienia bez konieczności składania licznych, kosztownych zamówień na bieżąco.

Przykładowe działania:

• Prognozowanie popytu na podstawie danych historycznych, trendów rynkowych i analizy zachowań konsumentów np. pod wpływem promocji
• Ustalenie wyższych progów ilościowych MIN-MAX dla kluczowych produktów sezonowych, uwzględniając ich popularność i specyfikę okresu świątecznego.

2. Monitoring stanów magazynowych podczas sezonu świątecznego

W trakcie sezonu warto regularnie monitorować zapasy, ponieważ rzeczywisty popyt może różnić się od prognoz. W sytuacji, gdy zapotrzebowanie okaże się wyższe niż przewidywano, szybka korekta parametrów ilościowych MIN-MAX może zapobiec brakowi dostępności towarów. Jednak, jeśli prognozy okażą się zbyt optymistyczne, lepiej niezwłocznie zmniejszyć poziom tych parametrów, aby ograniczyć ryzyko nadmiernych zapasów, które po okresie świątecznym mogą generować niepotrzebne koszty.

Przykładowe działania:

• Codzienna analiza rzeczywistej sprzedaży w kategoriach produktów sezonowych.
• Dostosowanie wielkości uzupełniania zapasów w zależności o prognozy popytu.

3. Optymalizacja parametrów MIN-MAX po okresie świątecznym

Po zakończeniu okresu świątecznego należy niezwłocznie dostosować parametry MIN-MAX, aby uniknąć kosztów związanych z nadmiarem zapasów. W praktyce oznacza to zmniejszenie wartości MIN do standardowych poziomów lub nawet ich chwilowe obniżenie poniżej normy, aby wykorzystać zgromadzone zapasy bez konieczności natychmiastowego uzupełniania. Warto też przeprowadzić dokładną analizę zapasów, identyfikując produkty, które mogą wymagać bardziej intensywnej promocji lub obniżek cenowych, by uniknąć nadmiarów i związanych z nimi kosztów.

Przykładowe działania:

• Obniżenie poziomu MIN do standardowych wartości lub niższych, aby wyprzedać zgromadzone zapasy.
• Przeprowadzenie promocji lub wyprzedaży produktów, aby zminimalizować nadmiarowe zapasy.

4. Korzyści płynące z dynamicznej optymalizacji MIN-MAX w okresie świątecznym

Efektywne zarządzanie parametrami MIN-MAX podczas świątecznego piku i bezpośrednio po nim przynosi liczne korzyści:

• Minimalizacja kosztów magazynowania i strat po zakończeniu sezonu.
• Zwiększenie sprzedaży dzięki lepszej dostępności produktów w okresie wzmożonego popytu.
• Redukcja braków magazynowych w krytycznym okresie, co przekłada się na wyższe zadowolenie klientów.
• Zwiększenie elastyczności operacyjnej – dynamiczne zarządzanie parametrami pozwala szybciej reagować na nieprzewidywalne zmiany w popycie.

Polityka MIN-MAX oparta na dniach pokrycia np. MIN=10 dni MAX =20 dni

W przypadku stosowania parametrów MIN i MAX opartych na dniach pokrycia sprzedaży, nie musimy dokonywać korekt ilościowych MIN-MAX, ponieważ rosnący popyt automatycznie przełoży się na wyższe ilości. Przykładowo MIN=10 dni pokrycia sprzedaży mógł przed sezonem oznaczać 50 szt. (bo taki był popyt dla 10 dni), podczas gdy w trakcie sezonu mógł wynosić 200 szt. (popyt w sezonie był 4x większy)

Podsumowanie

Okres świąteczny to wymagający czas dla każdego działu zarządzającego łańcuchem dostaw, ale odpowiednia optymalizacja parametrów MIN-MAX przed, w trakcie i po sezonie pomaga utrzymać kontrolę nad zapasami i zminimalizować koszty. Dzięki dynamicznemu dostosowaniu poziomów zapasów firmy mogą nie tylko sprostać wzmożonym wymaganiom klientów, ale również efektywnie zarządzać stanami magazynowymi, gdy popyt wraca do normy.
Zastosowanie MIN-MAX oparte na dniach pokrycia jest bardziej elastycznym podejściem gdyż pozwala na samo-regulowanie się ilości budujących zapas bezpieczeństwa oraz kolejne zamówienia. Oczywiście same wyznaczenie właściwych parametrów MIN-MAX jest wyzwaniem o czym pisaliśmy w poprzednim odcinku naszego cyklu.

Oprogramowanie DATURE ENTERPRISE wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe w procesie prognozowania popytu i optymalizacji zapasów. System Dature pozwala na gromadzenie informacji o kosztach w łańcuchu dostaw i ich zastosowanie do wyliczenia optymalnych parametrów sterowania zapasami za pomocą matematycznej funkcji celu z ograniczeniami. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie wymaganej dostępności towarów przy możliwie najniższym łącznym koszcie łańcucha dostaw.

W systemie dostępne są metody prognozowania popytu sezonowego oraz pozostającego pod wpływem dni kalendarzowych. Metody zarządzania zapasem pozwalają zarówno na wykorzystanie podejścia opartego o budowanie zapasów sezonowych przed sezonem, dynamiczne sterowanie zapasem bezpieczeństwa jak i JIT.

W aplikacji DATURE ENTERPRISE można także wykorzystać wiedzę ekspercką w procesie prognozowania popytu. Uprawnieni użytkownicy mogą wprowadzać prognozy eksperckie i korygować nimi prognozy statystyczne. Proces jest w pełni audytowalny pod kątem tego kto kiedy i jak zmienił prognozę. Dzięki temu możliwe jest śledzenie trafności zarówno prognoz statystycznych jak i prognoz eksperckich. W konsekwencji organizacja uczy się jak trafniej prognozować i poprawiać efektywność procesu.