Dla przypomnienia CPFR (ang. Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) to wspólne prognozowanie, planowanie i uzupełnianie zapasów, które opiera się na porozumieniu partnerów biznesowych w zakresie stałej wymiany informacji na temat prognoz sprzedaży, zakupów i zapasów oraz planów promocji, produkcji i dostaw wraz z ustaleniem sposobów identyfikacji i wyjaśniania zaistniałych odchyleń. Nawiązanie współpracy zgodnie z zasadami CPFR może przebiegać zgodnie z poniżej zamieszczonymi krokami:

1. Zawiązanie porozumienia w sprawie warunków współpracy, najlepiej sformułowane w formie pisemnej z wyraźnym wyszczególnieniem ról uczestniczących przedsiębiorstw, wytypowaniem osób odpowiedzialnych za realizację procesów, sprecyzowaniem standardów efektywności oraz wyznaczeniem akceptowanych wielkości potencjalnych rozbieżności w planach kooperantów.
2. Opracowanie wspólnych planów dotyczących każdej kategorii produktów z uwzględnieniem harmonogramów promocji i zasad zarządzania zapasami.
3. Podjęcie operacyjnego współdziałania w zakresie produkcji, uzupełniania zapasów oraz sprzedaży, w szczególności:

• identyfikacja i interpretacja różnic w prognozach sprzedaży,
• dzielenie się informacjami o planach uzupełniania zapasów wraz
  z identyfikacją i analizą odchyleń od prognoz zamówień,
• realizacja dostaw zgodnie z realnymi wynikami sprzedaży z zachowaniem założonych standardów w zakresie jakości i efektywności procesów.

CPFR w początkowym okresie wykorzystywała w procesie wymiany informacji standardy EDI. Jednak wdrożenie EDI oraz dostosowanie posiadanych systemów informatycznych do jego potrzeb wiąże się z koniecznością poczynienia dodatkowych nakładów finansowych, co wiele firm blokuje i uniemożliwia szersze wykorzystanie techniki CPFR.  Poszukiwanie nowych rozwiązań w tym zakresie doprowadziło do wniosku, że oczywistym jest możliwość wykorzystanie innych form przekazywania informacji wystarczającej do pełnego wdrożenia i efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa zgodnie z założeniami CPFR. Wielokanałowość przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi partnerami w łańcuchu dostaw przyczynia się to do znacznego rozpowszechnienia praktyk CPFR w kontaktach handlowych. Kluczem do sukcesu nie jest wybór konkretnego sposobu przesyłania informacji lecz eliminacja błędów informacyjnych i rozbieżności do których zalicza się:

• kłopoty z wiarygodnością danych – wynikają z braku integracji systemów prognozowania z narzędziami CPFR oraz z braku automatyzacji procesu konwersji^[1] i wymiany danych; istotna jest dokładna weryfikacja i kontrola danych przed wysłaniem ich do partnerskiej firmy,
• niewłaściwy obieg informacji związanych ze zmianami planów działalności – wszelkie zmiany zachodzące w planach organizacji promocji jednego partnera (dotyczące m.in. zakresu czasowo – przestrzennego kampanii promocyjnej, jej rodzaju oraz docelowego segmentu odbiorców), muszą jak najszybciej trafiać do pozostałych kooperantów;
• inna płaszczyzna planowania – poszczególne firmy partnerskie uczestniczące w procesie wymiany, w zależności od miejsca zajmowanego w łańcuchu dostaw, konstruują prognozy w odmiennych, charakterystycznych dla swojej działalności ujęciach; pojawiają się różne cele oraz możliwości w zakresie tworzenia opracowań planistyczno–prognostycznych; z reguły producent (dostawca) posiada lepsze informacje dotyczące makro sytuacji na rynku (opierające się o prowadzone statystyki sprzedaży) i w związku z tym skupiając się na wzroście efektywności procesów produkcyjno–logistycznych ma zdolność tworzenia planów produkcji i dostaw, natomiast detalista zna zachowania konsumentów i konkurentów, a co za tym idzie dysponuje bardziej precyzyjnymi danymi o rynku lokalnym (w szczególności dotyczącymi kształtowania się sprzedaży w wybranych placówkach handlowych); partnerzy powinni prowadzić dyskusje odnośnie tworzenia planów oraz wspólnie wyjaśniać ewentualne rozbieżności.

Przedsiębiorstwa, które funkcjonują zgodnie z założeniami techniki CPFR osiągają wiele korzyści, wśród których należy wymienić:

• zapewnienie konsumentom lepszej dostępności produktów, a co za tym idzie podniesienie poziomu ich zadowolenia,
• wzrost sprzedaży,
• zmniejszenie poziomu zapasów oraz obniżenie kosztów ich utrzymywania,
• ugruntowanie i rozwinięcie partnerskich stosunków z kluczowymi kooperantami.

Efekty te uzyskane są dzięki wdrożeniu zinstytucjonalizowanego procesu kompleksowej wymiany istotnych informacji pomiędzy partnerami handlowymi z zapewnieniem terminowości przepływu danych i ich aktualności oraz dzięki podejmowaniu działań mających na uwadze przede wszystkim interes konsumentów.

W ramach techniki CPFR możliwe jest zastosowanie specyficznych rozwiązań regulujących zasady współpracy w obszarze zarządzania zapasami. Wśród nich kluczowe znaczenie odgrywa metoda VMI (zarządzanie zapasami przez dostawcę) oraz CMI (wspólne zarządzanie zapasami), ale o tym w następnym artykule.

[1] Konwersja danych polega na zmianie formatu plików lub zapisaniu danych na innym, alternatywnym nośniku.

Niniejszy artykuł powstał dzięki środkom pochodzącym ze współfinansowania przez Unię Europejską Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, projektu realizowanego w ramach konkursu Narodowego Centrum Badań i Rozwoju: w ramach konkursu „Szybka Ścieżka” dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców – konkurs dla projektów z regionów słabiej rozwiniętych w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw Poddziałanie 1.1.1 Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa. Tytuł projektu: „Stworzenie oprogramowania do poprawy trafności prognoz i optymalizacji zapasów z perspektywy odbiorcy i dostawcy współpracujących w ramach łańcucha dostaw przy zastosowaniu rozmytych, głębokich sieci neuronowych.